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智慧合同管理激活物企降本增效“大动脉”

发布日期:2022/6/7 8:43:13   |   浏览次数:1126   来源:叶梓锋/特发服务东莞分公司

新冠疫情对于全球经济运行产生深远影响,在此期间,数字科技、平台经济、互联网+、智慧产业等概念渗透到各行各业,不断刷新商企智能化转型升级进程。对于以服务为核心的物业管理来说,智能化升级对提高用户满意度极其重要,关乎企业核心竞争力。

一、物业智能化是必然趋势

物业管理属于劳动密集型行业,据调查,物业500强企业平均人力成本占比超总支出50%。通过智能化升级达到降本增效目的,是物业发展一大趋势。

随着物业经营管理边界逐渐模糊,从传统的“网格服务+资产租赁”为主,迅速延展到社区电商、到家服务、社区养车、社区养老等多业态增值服务经营。另一方面,物业经营模式不再一味强调自营,联营+外包+自营等合作方式组合运用已成常态。管理复杂性也增加,涉及供应商管理、人员管理、财务管理等内容。因此,物业智能化转型,必须考虑各业务板块协同的有效性。

数据和信息资源的指数级激增,使得企业管理面临着巨大挑战和外部压力。而合同管理作为企业经营的重要环节、防范法律风险的关键切入点,亟需突破传统管理模式壁垒,向精细化、智能化、数字化迈进,才能为企业智能化转型升级提供有力支撑。

二、智慧合同管理提升物企降本增效能力

在业务、财税、人员等板块都实现智能化升级的同时,也造成一个个数据孤岛。合同作为商业活动载体,是打通数据孤岛的“大动脉”,从合同侧实现端对端拉通,将业务、财务、合规风控、人事等板块有效链接,实现业财法一体智能化升级,不仅能极大提高运营效率,同时可有效防范企业风险,助力企业合规发展。

我国大中型企业合同管理工作经历了以下三个主要发展阶段:第一阶段,合同管理意识萌芽。部分企业开始通过单机版合同管理软件解决合同审核问题,但在履约执行等环节仍存在监管空白。

第二阶段,数字化带来效率提升。大部分企业通过业务系统实现对合同的过程化管理。合同管理由此迎来全面覆盖、协同管控新挑战。

第三阶段,智能化驱动模式创新。从合同数据中进一步挖掘经营价值、赋能业务发展、辅助管理决策,也已经成为数字时代下大中型企业对合同管理模式创新的核心诉求。

三、物企智慧合同管理面临新挑战

合同近年来已跟随企业的智能化发展步伐,率先涌入转型升级浪潮。

智慧合同管理中存在的问题,主要表现在运维工作未引起足够重视。在合同管理信息系统上线后,IT人员要对系统进行维护,面临较大的挑战是维护人员较少,但业务量巨大,解决问题需要周期较长,无法快速对问题进行深入分析,在一定程度上限制智慧合同管理有效实施。

四、智慧合同管理搭建要点分析

完善合同管理制度。合同管理制度要与整个企业的管理制度相匹配,加强标准化管理,合同录入、上传、审批都要留下印记。不同种类合同要做好分类归档,管理权力要分散。提高企业整体信息保密能力。

建立合同管理标准。要特别注意合同录入过程中的规范性,对上传文件做好智能化处理,避免合同审批流程复杂化,做好信息记录。

应用智能化逻辑处理技术。首先要明确信息输入后的整体流程,其次是针对流程期间的整体运行过程加强逻辑性处理。对于合同的几个周期阶段,要做好调动工作相互连接,相互制约,反映出合同管理流程中的各个逻辑关系,通过流程整体明细以及活动中的过程对时间节点进行有效调节。

建立优秀的合同管理队伍。要对合同管理人员进行智能化意识灌输,合同管理人员要不断地学习专业性新知识,提高自身综合水平。重视合同管理人员职业技能,加强培训等方式,提高整个管理层面的技能提升。

五、结语

在我国大力推行平台经济的发展过程中,物企智慧合同管理搭建工作不断推进。物业服务企业需对智慧合同管理搭建过程中的问题进行深入探讨,并在智慧合同管理、标准化等方面提出有针对性的解决措施,以促进企业合同管理工作有序进行,为我国物业服务行业的持续健康发展提供更加有力的案例支撑,也为企业在合同内部管理过程中提供高效的便利工具。